Como fazer um planejamento estratégico: ferramentas e passo a passo

Ter uma empresa que funcione com organização e com eficiência não é uma tarefa fácil. Para conquistar essas qualidades e alcançar uma performance de mercado exemplar será necessário investir em uma gestão eficiente e um bom planejamento estratégico.

Se você, enquanto empreendedor, busca desenvolver de maneira saudável sua empresa e quer uma posição de destaque no mercado, vai precisar ter um planejamento estratégico muito bem-estruturado, e é nisso que vamos lhe ajudar. Veja nossas dicas para se ter um bom planejamento na empresa e com seus colaboradores. Boa leitura!

A importância do planejamento estratégico

Uma das ferramentas de trabalho mais importantes para estruturar metas, diretrizes e a metodologia de trabalho de uma empresa é o planejamento estratégico. Ele é um resumo objetivo de quais as metas serão perseguidas, a identificação dos motivos que levam a essas metas e a forma como tudo será feito.

Além de sistematizar o esforço que deverá ser empregado e os caminhos a serem seguidos para o alcance dos objetivos propostos, quando o planejamento estratégico é bem-feito, ele ajuda a integrar a empresa demonstrando a todos, por meio de uma comunicação clara e direta, em que fase o negócio está, no que se acredita e quais serão as etapas futuras.

Ele também ajuda a unificar a comunicação de todo esse entendimento perante os funcionários, fazendo com que cada um entenda os motivos pelos quais ele foi designado para sua função.

O passo a passo para desenvolver um planejamento estratégico

Não há uma única forma de estruturar o planejamento estratégico, mas existem algumas etapas que devem ser seguidas no processo de elaboração dessa ferramenta para que ela seja eficiente e adequada ao negócio. Veja quais são esses passos nos tópicos seguintes.

Estabelecer a identidade organizacional

A identidade organizacional é a base para qualquer empresa de sucesso, já que será a partir dela que as decisões serão tomadas, elaboradas as políticas e os regimentos internos, definida a cultura organizacional e outros elementos da empresa.

Na prática, deverão ser estabelecidas a missão, a visão e os valores (MVV). Entenda melhor cada um desses termos:

• missão: trata-se da razão pela qual a empresa foi criada;
• visão: é a situação que a empresa pretende alcançar;
• valores: são os princípios que devem ser seguidos por todos os colaboradores e gestores do negócio.

Pode-se buscar inspiração em outras empresas no mercado. Por exemplo, a missão da Tesla Motors é “acelerar a transição do mundo para utilização de energias sustentáveis”. Entretanto, lembre-se que a identidade organizacional deve ser única e pensada especificamente para seu negócio.

Definir o objetivo

Aqui deve ser estabelecido o caminho a ser percorrido pelo negócio, ou seja, seus objetivos e suas metas. Os objetivos são os resultados mais abrangentes e que deverão ser conquistados em longo prazo. Já as metas são de curto prazo e funcionam como uma trilha para alcançar os objetivos. Para elaborá-las adequadamente, faça com que elas sejam SMART. Veja o que significa essa sigla:

• S (específicas): devem ser claras e objetivas;
• M (mensuráveis): os gestores precisam conseguir medir o progresso da meta;
• A (atingíveis): caso elas sejam inatingíveis, os colaboradores não estarão engajados no planejamento;
• R (relevantes): elas devem causar impactos positivos ao negócio e ajudar a atingir os objetivos;
• T (temporais): determina-se um prazo limite para atingi-la.

Analisar o mercado externo

Os gestores precisam entender claramente o ambiente externo, que consiste no funcionamento do mercado e suas características, além de monitorar suas mudanças. Há dois tipos de forças no mercado externo, uma delas é a macroambiental, que envolve questões amplas e que refletem a sociedade de forma geral. Veja exemplos:

• demográficas;
• econômicas;
• tecnológicas;
• políticas;
• sociais;
• culturais.

O outro tipo de ambiente é denominado microambiental, que são temas menores e que a empresa tem maior controle, como:

• fornecedores;
• consumidores;
• concorrentes;
• parceiros;
• canais de distribuição; entre outros.

Identificar pontos fortes e fracos

Antes de definir suas estratégias e planos de ação, deve-se conhecer o ambiente interno do negócio — que são as suas forças e fraquezas —, que podem envolver seus colaboradores, produtos ou serviços, procedimentos, entre outros aspectos. Os pontos fortes devem ser aproveitados de maneira inteligente e maximizados.

Confira exemplos que podem estar presentes na empresa:

• transformação digital, que é a utilização de tecnologias de ponta para obter economia, segurança e agilidade
• nos procedimentos internos;
• colaboradores esforçados e com perfil ideal ao negócio, que são conhecidos como talentos;
• diferencial competitivo impactante;
• fornecedores e parceiros de qualidade;
• boa localização ou atuação online.

Em relação aos pontos fracos, eles devem receber atenção especial e ser superados. Alguns são:

• falta de recursos financeiros;
• desorganização financeira;
• elevado índice de insatisfação dos clientes;
• falta de modernização dos processos;
• falta de talentos ou pessoal qualificado.

Estruturar uma estratégia

Depois de realizar os passos anteriores, os administradores poderão criar a estratégia adequada para seu negócio. É preciso tomar alguns cuidados nesse processo, pois a aplicação das técnicas deve seguir estas fases:

• concepção: observar se ele condiz com a identidade organizacional;
• análise de cenários: fazer simulações de três possíveis cenários e resultados, um otimista, um pessimista e outro realista (mais provável de ocorrer);
• elaboração: desenvolvem-se os objetivos, metas e o plano de ação;
• implantação: definem-se os colaboradores para cada atividade e as medidas são colocadas em prática;
• avaliação: são aplicados indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar os resultados;
• reavaliação: a estratégia é aprimorada.

Aplicar um plano de ação

Esse plano está dentro da estratégia e é uma lista de ações que devem ser tomadas pelos colaboradores para alcançar as metas. Ele também deve incluir os serviços que serão contratados, os materiais necessários, entre outras medidas.

O gestor precisa estudar as metas e identificar os fatores que as fizeram ser alcançadas ou não. A revisão do plano é feita uma vez ao mês; nesse ato, o gestor avaliará os resultados e aperfeiçoará as ações antigas.

Os pontos de atenção na construção do planejamento estratégico

Ao definir as metas a serem perseguidas pela empresa e as formas como se pretende fazer isso, alguns pontos devem ser observados com muita atenção para que sua empresa se depare com menos imprevistos e seja mais efetiva na construção do planejamento.

Objetivos

Ao definir os objetivos, tenha o cuidado de fazer isso de maneira bastante realista e de fácil mensuração.

Algumas empresas, na hora de definir suas metas, acabam entrando em discussões e se desvirtuando um pouco do negócio. Isso pode fazer com que elas tirem o foco de onde deveriam e acabem por definir objetivos muito fora de suas realidades.

Outro problema é deixar os objetivos de lado. A energia investida nessa tarefa precisa fazer algum sentido, do contrário não precisaria gastar seu tempo com essa tarefa.

Contexto do mercado

Ao estruturar um plano de ação, é muito importante que se observe e respeite a situação de mercado. É preciso ser realista e avaliar bem o contexto em que se está inserido. Por isso, ao criar o seu planejamento estratégico, lembre-se de considerar o que anda acontecendo ao redor e como o ambiente externo pode afetar sua empresa.

Planos de expansão

Ampliar o negócio é o sonho de muito gestor e uma responsabilidade bem grande. Acontece que muito empreendedor investe um bom tempo e recursos buscando expandir sua empresa e esquece o que é conseguir gerir toda ela (agora maior), tendo as responsabilidades antigas acrescidas das novas.

Para que se possa crescer é necessário ter uma estrutura bem-administrada e controlada — do contrário, o risco é grande. Ao fazer um planejamento que envolva a ampliação do negócio, tenha certeza que a sua atual operação está rodando bem.

Processos financeiros

Todo líder sabe que, por mais que se tenha um produto de qualidade, uma clientela específica ou qualquer outra variável que mereça destaque, o coração da empresa é o financeiro e que basta olhar para ele para saber como andam as coisas. Lembre-se de considerar sempre os seus processos financeiros no desenho do planejamento estratégico.

Busque formas de reduzir custos e maximizar lucros. A sobrevivência de sua empresa depende disso todos os dias. Veja o que pode ser automatizado e agilizado. Diminua a possibilidade de erros e nunca descuide dos seus relatórios.

Clientes

Independentemente do seu tipo de negócio, ao criar um plano de ação para nortear o futuro da sua empresa, lembre-se quem é o seu público-alvo. Ele precisa ser uma das suas preocupações quando o assunto é o futuro da empresa. Ao traçar metas, pondere como esse público-alvo poderá se comportar.

Tente manter fidelizados os clientes que você já tem e busque criar oportunidades para a conquista de novos.

As ferramentas para construir seu planejamento estratégico

Para quem já sabe mais ou menos o que quer, mas ainda anda tropeçando em como fazer as coisas acontecerem e como definir tudo de forma prática, existem algumas ferramentas que podem ajudar a ter uma postura mais acertada.

Análise SWOT

Dividindo o estudo do seu contexto atual em ambiente interno e externo, a matriz SWOT consegue avaliar bem o cenário no qual seu negócio está inserido e mostra possíveis caminhos para a sua gestão se tornar mais estratégica.

Estudando a parte interna da empresa, temos o levantamento das forças (S — Strengths), quando você deve identificar e anotar os pontos fortes da sua empresa, aquilo em que ela se destaca em sua operação diária.

Quanto às fraquezas (W — Weaknesses), elas se referem às dificuldades enfrentadas, carências que precisam ser resolvidas para que a empresa tenha um desempenho melhor.

Olhando para o ambiente externo temos as oportunidades (O — Opportunities) e as ameaças (T — Threats). Elas são, respectivamente, os aspectos favoráveis e desfavoráveis que podem ajudar sua empresa a explorar melhor o mercado ou ter que encontrar formas alternativas para isso.

5W2H

O 5W2H consiste em responder 7 questões bem objetivas, mirando sempre as metas estabelecidas para a empresa. Com ele, seu planejamento estratégico ganha automaticamente um plano de ação bastante funcional, o que deixa mais fácil atingir os objetivos propostos.

Basicamente o que se precisa fazer é responder às seguintes perguntas:

• 1º W (What) — O que será feito?
• 2º W (Why) — Por que será feito?
• 3º W (Where) — Onde será feito?
• 4º W (When) — Quando será feito?
• 5º W (Who) — Por quem será feito?
• 1º H (How) — Como será feito?
• 2º H (How much) — Quanto vai custar?

Ao destrinchar seus objetivos com essas questões, ficará bastante claro como você deve proceder para atingir cada um deles.

5 forças de Porter

Essa ferramenta foi desenvolvida por Michael Porter — um professor da área de Administração e Economia da Harvard Business School — e tem a finalidade de avaliar o ambiente externo da empresa. Ao aplicá-la, os gestores analisam 5 aspectos em que conseguem encontrar as maiores forças e oportunidades para tornar o negócio mais lucrativo.

Entenda quais são as 5 forças de Porter:

1. poder de negociação dos fornecedores: a empresa deve ampliar suas opções de fornecedores para não depender de apenas um deles;
2. poder de negociação dos clientes: se o mercado consumidor tiver muitas opções à disposição, é necessário criar diferenciais para angariá-los e retê-los;
3. competitividade: quanto maior for a rivalidade no mercado, mais difícil será competir nele;
4. ameaça de produtos substitutos: deve-se analisar se há produtos substitutos que atendem às mesmas necessidades dos clientes;
5. ameaça de entrada de novos concorrentes: é a facilidade e a possibilidade de surgir novos concorrentes no mercado.

Matriz BCG

Essa metodologia foi criada pela consultoria Boston Consulting Group na década de 1970 com o objetivo de definir a relação dos produtos ou serviços e a aceitação do consumidor.

A matriz se trata de uma representação gráfica dividida em dois blocos: uma se refere à taxa de crescimento do produto ou serviço, enquanto a outra trata da sua participação atual no mercado. Esses blocos são subdivididos em um nível alto e outro baixo, resultando em quatro cenários possíveis:

• estrela: trazem muitos lucros para time de vendas;
• interrogação: não há certeza sobre o futuro do produto ou serviço;
• vaca leiteira: abastecem bastante o caixa sem muito investimento em marketing ou vendas;
• abacaxi: não geram lucro para a empresa.

Mapa de empatia

Esse mapa ajuda os gestores a entenderem melhor seu público-alvo e traçar o perfil do cliente ideal. Ele é elaborado ao responder as 6 seguintes perguntas sobre os consumidores em relação à empresa:

1. O que eles pensam e sentem?
2. O que eles escutam?
3. O que eles falam e fazem?
4. O que eles veem?
5. Quais são as suas dores?
6. Quais são os seus ganhos?

Essas informações permitem que os gestores encontrem os desejos, comportamento e dores dos clientes, ajudando a empresa a moldar seus produtos e serviços para melhor satisfazer seu público.

Ao seguir os passos, considerar as dicas e utilizar as ferramentas explicadas neste conteúdo, você conseguirá montar um planejamento estratégico completo, profissional e de forma acertada para sua empresa, impulsionando seu crescimento no mercado.

Fonte: Blog Fortes Tecnologia